Du bist das Herz unseres Büros und sorgst dafür, dass sich alle Menschen, die bei uns arbeiten oder zu Besuch sind, willkommen und gut aufgehoben fühlen. Du hältst den Laden zusammen: strukturiert, aufmerksam, pragmatisch und mit dem Blick fürs Detail. Du schaffst Ordnung, wo sie gebraucht wird, und Atmosphäre, wo sie wirkt. Kurz: Office Management mit Haltung plus Feel Good Management mit Wirkung.

Office Management und Büroorganisation

• Du steuerst die gesamte Büroorganisation im Tagesgeschäft und behältst To dos, Abläufe und Prioritäten im Blick

• Du verantwortest Bestellungen, Beschaffung und Bestandskontrolle von Verbrauchsmaterialien

• Du koordinierst interne Abläufe rund um Arbeitsplätze, Meetingräume, Post und allgemeine Büroprozesse

• Du kümmerst dich um Ordnung, Struktur und Standards und setzt sie freundlich, aber klar durch

• Du bist erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen bei organisatorischen Themen und findest Lösungen, bevor es schwierig wird

Feel Good Management und Arbeitsatmosphäre

• Du gestaltest aktiv eine positive Arbeitsatmosphäre und stärkst unser Miteinander im Büroalltag

• Du entwickelst kleine und große Maßnahmen, die das Wohlbefinden fördern, vom Onboarding Moment bis zur Wochenroutine

• Du erkennst, was Teams brauchen, und bringst Ideen ein, die wirklich umgesetzt werden

• Du sorgst dafür, dass das Büro ein Ort ist, an dem man gern arbeitet, ankommt und bleibt

Empfang und Gästebetreuung

• Du übernimmst das Besuchsmanagement, inkl. Vorbereitung, Empfang und Bewirtung bei Kundenterminen

• Du stellst sicher, dass Meetings und Besuche professionell ablaufen und unsere Gäste sich bestens betreut fühlen

Dienstleister und externe Kommunikation

• Du kommunizierst mit externen Dienstleistern, koordinierst Termine, Angebote und anstehende Aufgaben

• Du hältst Themen nach, dokumentierst Absprachen und sorgst für verlässliche Umsetzung

Events und Teamformate

• Du organisierst Team Events, interne Formate und kleine Highlights im Büroalltag

• Du unterstützt bei Planung, Durchführung und Nachbereitung und bringst eigene Ideen ein